پی ڈی ایف کو ضم کرنا ان کاموں میں سے ایک ہے جو اس وقت تک معمولی معلوم ہوتا ہے جب تک کہ آپ رات 11 بجے کرایہ کی درخواست کو نہیں دیکھتے، دستخط شدہ لیز، ایک ID اسکین، اور بینک اسٹیٹمنٹ کو یکجا کرنے کی کوشش کرتے ہیں۔ معمول کا مشورہ یہ ہے کہ آن لائن ٹول استعمال کریں۔ معمول کا آن لائن ٹول آپ سے پہلے تینوں دستاویزات اپ لوڈ کرنے کو کہتا ہے۔
ایک براؤزر یہ کام مقامی طور پر کرسکتا ہے۔ لیپ ٹاپ یا فون پر پی ڈی ایف کو ضم کرنے کے لیے یہاں ایک پرسکون ورک فلو ہے، نیز کسی کو بھی نتیجہ بھیجنے سے پہلے کرنے کے قابل چیک۔
کیوں اپ لوڈ ڈیفالٹ ہے، اور اسے کیوں نہیں ہونا چاہیے۔
زیادہ تر فائل ٹولز ویب سائٹس کے طور پر بنائے جاتے ہیں جن کے پیچھے سرور ہوتا ہے۔ اپ لوڈ کرنا فائل کو سافٹ ویئر تک پہنچانے کا سیدھا سا طریقہ ہے جو اس پر کارروائی کر سکتا ہے۔ یہ آپ کے کنٹرول سے باہر ایک کاپی بھی بناتا ہے، یہاں تک کہ جب سائٹ ایک گھنٹے کے بعد اسے حذف کرنے کا وعدہ کرتی ہے۔
جدید براؤزر خود کام کرنے کے لیے کافی فائل سسٹم کو بے نقاب کرتے ہیں۔ ایک مقامی پی ڈی ایف ٹول آپ کی منتخب کردہ فائل کو پڑھتا ہے، اس کے صفحات کو میموری میں پارس کرتا ہے، اور ٹیب میں ایک نئی دستاویز بناتا ہے۔ اپ لوڈ کا کوئی اختتامی نقطہ نہیں ہے، لہذا حذف کرنے کے لیے سرور کی طرف سے کوئی کاپی نہیں ہے۔ ٹریڈ آف یہ ہے کہ آپ کا آلہ کام کرتا ہے اور ٹیب کے کھلے ہونے کے دوران ڈیٹا رکھتا ہے۔
یہ معاہدوں، طبی ریکارڈوں، شناختی دستاویزات، اور مالیاتی کاغذات کے لیے سب سے زیادہ اہمیت رکھتا ہے۔ یہ عام چیزوں کے لیے بھی اہمیت رکھتا ہے: ضم شدہ سفری پروگرام یا اسکین شدہ اسکول فارم اب بھی کسی اور کا کام نہیں ہے۔
اس سے پہلے کہ آپ شروع کریں۔
- پہلے کلاؤڈ فائلیں ڈاؤن لوڈ کریں۔ اگر پی ڈی ایف کلاؤڈ ڈرائیو میں رہتی ہے، تو اسے اپنے آلے میں محفوظ کریں تاکہ فائل چننے والا اسے نیٹ ورک راؤنڈ ٹرپ کے بغیر کھول سکے۔
- محفوظ پی ڈی ایف کو غیر مقفل کریں۔ پاس ورڈ سے محفوظ پی ڈی ایف کو عام طور پر مرج ٹول کے ذریعے نہیں پڑھا جا سکتا جب تک کہ اسے پی ڈی ایف ریڈر میں غیر مقفل نہ کیا جائے۔ Lovely Tools پاس ورڈ کا اندازہ لگانے یا ہٹانے کی کوشش نہیں کرتا ہے۔
- خالی یا ڈپلیکیٹ صفحات کی جانچ کریں۔ ان کو پی ڈی ایف ریڈر میں ٹھیک کرنا آسان ہے بجائے اس کے کہ آپ ضم شدہ دستاویز بھیجنے کے بعد انہیں دیکھیں۔
- اگر ظاہری شکل اہم ہے تو شکلیں چپٹی کریں۔ ایک بھرا ہوا فارم لائیو فارم فیلڈز پر مشتمل ہو سکتا ہے۔ جب اس کے صفحات کو کسی نئی دستاویز میں کاپی کیا جاتا ہے، تو ہو سکتا ہے کہ فیلڈز اور ان کا برتاؤ صاف ستھرا نہ ہو۔ بھرے ہوئے فارم کو ایک نئی پی ڈی ایف میں پرنٹ کرنے سے پہلے اسے ہموار ہو جاتا ہے۔
- فائلیں شامل کرنے سے پہلے آرڈر کا فیصلہ کریں۔ بعد میں دوبارہ ترتیب دینا آسان ہے، لیکن مطلوبہ ترتیب کو جاننا — کور لیٹر، درخواست، معاون دستاویزات — غلطیوں کو روکتا ہے۔
ورک فلو
- انضمام کے آلے کو کھولیں اور پی ڈی ایف شامل کریں۔ آپ ایک ساتھ کئی منتخب کر سکتے ہیں یا ایک ایک کر کے شامل کر سکتے ہیں۔ ٹول ہر صفحے کی گنتی کو مقامی طور پر پڑھتا ہے، تاکہ آپ دیکھ سکیں کہ آپ کس چیز کے ساتھ کام کر رہے ہیں۔
- فہرست کو دوبارہ ترتیب دیں۔ ہر فائل کے ساتھ اوپر اور نیچے والے بٹنوں کا استعمال کریں—ڈریگ اینڈ ڈراپ نہیں، جو کی بورڈ یا چھوٹی اسکرین پر استعمال کرنا مشکل ہے۔ فہرست ترتیب نتیجہ میں صفحہ کی ترتیب بن جاتی ہے۔
- ضم کرنا۔ یہ ٹول صفحات کو ایک تازہ پی ڈی ایف میں جوڑتا ہے اور صفحہ کی کل گنتی اور فائل کا سائز دکھاتا ہے۔ اصل فائلوں میں ترمیم نہیں کی گئی ہے۔
- ڈاؤن لوڈ کریں اور نام تبدیل کریں۔ نتیجہ کو ایک نام دیں جس کا مطلب اسے حاصل کرنے والے شخص کے لیے کچھ ہو، مثال کے طور پر lease-application-2026.pdf کے بجائے merged.pdf.
آرڈر درست ہو رہا ہے۔
صفحہ کی ترتیب وہ حصہ ہے جسے لوگ دیکھتے ہیں۔ شرائط سے پہلے دستخط والے صفحہ کے ساتھ ضم شدہ دستاویز لاپرواہ نظر آتی ہے، چاہے تمام مواد موجود ہو۔ ضم کرنے سے پہلے، فائلوں کو فہرست میں اس ترتیب سے رکھیں جس ترتیب سے آپ انہیں پڑھیں گے۔
اگر کسی ایک پی ڈی ایف کو اپنے صفحات کو دوبارہ ترتیب دینے کی ضرورت ہے، تو ضم کرنا صحیح ٹول نہیں ہے۔ استعمال کریں۔ تقسیم کا آلہ اپنے مطلوبہ صفحات کو نکالنے کے لیے، پھر انہیں مطلوبہ ترتیب میں دوبارہ ضم کریں۔ صفحات کی ایک چھوٹی سی تعداد کے لیے، وہ دو قدمی راستہ اکثر صفحہ کو دوبارہ ترتیب دینے کے لیے وقف کردہ ایپ کے شکار سے زیادہ تیز ہوتا ہے۔
جب ترتیب کو دستاویزی شکل دی جاتی ہے — ایک ایپلیکیشن چیک لسٹ، مثال کے طور پر — اس کی بالکل پیروی کریں۔ کچھ جائزہ لینے والے دستاویزات کے مکمل ہونے کے باوجود ان گذارشات کو مسترد کر دیتے ہیں جو ترتیب سے باہر ہیں۔
سائز اور اسکین کا معیار
ضم کرنے سے صفحات کو دوبارہ کمپریس نہیں کیا جاتا ہے۔ آؤٹ پٹ تقریباً ان پٹ کے مشترکہ سائز کے علاوہ پی ڈی ایف ڈھانچے کی ایک چھوٹی سی مقدار ہے۔ یہ عام طور پر اچھی خبر ہے: اسکین بالکل اسی طرح رہتے ہیں جیسے وہ تھے۔
اس کا مطلب یہ بھی ہے کہ تین 20 MB اسکینوں کو ضم کرنے سے 60 MB فائل بنتی ہے۔ کچھ ای میل سسٹم ان منسلکات کو مسترد کرتے ہیں جو بڑے ہوتے ہیں، اور فارم اپ لوڈ کرنے کی حد اکثر کم ہوتی ہے۔ اگر نتیجہ چھوٹا ہونا ضروری ہے، تو آپ کے پاس دو انتخاب ہیں:
- ماخذ پر اسکین ریزولوشن کو کم کریں۔ گرے اسکیل میں 200–300 DPI پر دوبارہ اسکین کریں اگر دستاویز میں رنگ کی معلومات شامل نہ ہوں۔ جب سکینر اسے تیار کرتا ہے تو یہ قابل انتخاب متن کو محفوظ رکھتا ہے۔
- راسٹرائزنگ کمپریسر استعمال کریں۔ دی پی ڈی ایف کمپریسر ہر صفحے کو ایک تصویر کے طور پر دوبارہ کھینچتا ہے، جو تصویر کے بھاری اسکینوں کو ڈرامائی طور پر سکڑ سکتا ہے۔ خرابی حقیقی ہے: متن کا انتخاب کرنا بند ہو جاتا ہے، لنکس اور فارم فیلڈز غائب ہو جاتے ہیں، اور چھوٹا پرنٹ نرم ہو سکتا ہے۔ اگر دستاویز کو قابل تلاش یا قابل رسائی رہنے کی ضرورت ہو تو اصل کو رکھیں۔
فون کی تصاویر سے جمع کی گئی دستاویزات کے لیے، گھماؤ درست کریں اور ضم ہونے سے پہلے پس منظر کو تراشیں۔ ایک صفحہ جس کی تصویر کھینچی گئی ہے وہ نتیجہ میں ایک طرف رہتا ہے۔
نتیجہ بھیجنے سے پہلے اسے چیک کریں۔
ضم شدہ پی ڈی ایف کو کھولیں اور ان چیکس پر تیس سیکنڈ گزاریں:
- صفحہ شمار۔ کیا یہ انضمام کے آلے کے ذریعہ دکھائے گئے کل سے میل کھاتا ہے؟ گمشدہ صفحہ کو جمع کرنے کے بعد پکڑنا آسان ہے۔
- پہلا اور آخری صفحہ۔ تصدیق کریں کہ کور شیٹ پہلے ہے اور آخر میں کچھ بھی اہم نہیں کاٹا گیا تھا۔
- گردش اور معقولیت۔ سب سے چھوٹے پرنٹ پر زوم ان کریں۔ اگر اسکین پہلے بارڈر لائن تھا، تو یہ ضم ہونے کے بعد بہتر نہیں ہوگا۔
- حساس معلومات۔ ان صفحات کو ہٹا دیں جن کی آپ کو ضرورت نہیں ہے۔ اگر کسی چیز کو درست کرنا ضروری ہے تو، ایک حقیقی ریڈیکشن ٹول استعمال کریں جو بنیادی متن کو ہٹاتا ہے۔ پی ڈی ایف پر تیار کردہ سیاہ مستطیل اب بھی متن کو منتخب کرنے کے قابل چھوڑ سکتا ہے۔
- ڈیجیٹل دستخط۔ جب کسی دستاویز میں ترمیم کی جاتی ہے تو موجودہ دستخطوں کے غلط ہونے کا امکان ہوتا ہے۔ کسی دستاویز کو ضم نہ کریں جس پر پہلے ہی دستخط ہو چکے ہوں اگر وصول کنندہ کو درست دستخط کی ضرورت ہو — حتمی دستاویز کے جمع ہونے کے بعد دستخط جمع کریں۔
بُک مارکس، ایمبیڈڈ اٹیچمنٹس، اور کچھ تشریحات کا تعلق انفرادی صفحات کے بجائے مجموعی طور پر دستاویز سے ہے۔ ہو سکتا ہے کہ وہ ایک نئی پی ڈی ایف میں کاپی کو زندہ نہ رکھیں۔ اگر وہ خصوصیات ضروری ہیں تو، ایک ڈیسک ٹاپ پی ڈی ایف ایڈیٹر استعمال کریں جو دستاویز کی سطح پر ضم ہو سکے اور اس پر انحصار کرنے سے پہلے آؤٹ پٹ کی تصدیق کر سکے۔
پی ڈی ایف کو مقامی طور پر ضم کریں۔-20 فائلوں تک، 100 MB ہر ایک۔ ٹیب سے کچھ نہیں نکلتا۔ اگر آپ اس دعوے کے پیچھے میکانکس کو سمجھنا چاہتے ہیں تو پڑھیں عملی طور پر مقامی پروسیسنگ کا کیا مطلب ہے۔.